査証

「ご査証ください」という言葉は、ビジネスの現場ではよく見かけると思います。日常生活ではほとんど使わない言葉ですので、使用法や対応の仕方に悩んでいませんか？実はこの言葉、使用法によっては相手を怒らせるケースもあります。

一方で、重要な書類などを送る際には大事な言葉でもあります。ここでは「ご査証ください」の正しい意味や使用法、近い意味の「ご査収ください」や「ご確認ください」「ご精査ください」との相違について説明します。

ご査証の読み方は「ごさしょう」

「ご査証」の読み方は「ごさしょう」です。口頭で使うことが少ない言葉ですが、電話で使われることもあります。正しい意味と読み方を覚えておきましょう。

ご査証の意味

査証の意味は漢字の意味を知るとわかりやすくなります。

• 査：しらべる。考える。明らかにする。
• 証：事実によってあらわれたしるしによってあきらかにする。あかしをたてる。しるし。

つまり、「査証」の正確な意味は「事実を良く調べて確実な根拠をもって証明する」ということになります。「調べてもらう」という内容を含むことから、調べる対象とセットで相手に渡すことが前提となります。

ちなみに「査証」には「ビザ」の意味もあります。「ビザ」とは海外旅行者のために入国を希望する国の領事等が行う裏書です。

ご査証の敬語表現

「ご査証」は「査証」に接頭語「ご」がついた言葉です。「査証」単体ではむしろビザを意味する場合がほとんどで、ビジネスレターや電話で使う際にはかならず「ご」がつきます。

接頭語「ご」は名詞について、尊敬語、謙譲語、丁寧語を作ります。「ご査証」の場合は「ご査証ください」のように相手に行動をお願いする際に使用する言葉ですので、「査証」の主語は相手であり、「ご査証」は尊敬語となります。

「ご査証ください」と「ご査収ください」の違いは？

ご査証とご査収は一字違いで音感も似ているため混同されやすい言葉ですが、「査収」の意味は「調べて受領すること」です。「収」の意味は「おさめる。あつめる。とりこむ。」で、「査証」が調査した上で証明をする行為であるのに対して「査収」は調査した上で何らかのものを受け取る行為となります。

ご査収はレターの資料や、履歴書、添付ファイルを付けた際、相手に「確かめた上で、お収めください」と伝えるために使用します。「ご査証」に比べて汎用性の高い言葉と言えるでしょう。

「ご査証ください」の類義語

「ご確認ください」は「はっきり認めてもらう行動を依頼する・内容をはっきり確かめてもらう行動を依頼する。」という意味です。

「ご精査ください」は「詳しく調べてもらう行動を依頼する。」という意味です。

「確認」の場合は「査証」の証明するという意味を含まないので、やや軽い言葉となります。一方「精査」の方は「くわしい。こまかい。」を意味する「精」の字が入っているため、しっかりと調査が必要になる重要文書などに使うのに適した言葉です。

「査証」は普通、自分の動作に対しては使わず、「ご査証」という敬語して使うのが普通ですが、「確認」「精査」は自分の行動を指す場合もあります。丁寧語、尊敬語が必要なケースでは「ご確認」「ご精査」のような形にするのが常識です。

「ご査証ください」の正しい使用法は？実際に使用した例文

「ご査証」は自分が先方に重要なものを送るときによく使われます。

この場合、「ご査証」を正しく使うには文章の終わりに入れることが大切になります。文末で「査証」を使用することによって、相手に注意喚起を促すことができます。

一方、「ご査証」は相手から受け取ったものに対して異議やクレームを伝える際にもよく使われます。受領した書類に不備がある、届いた商品が不良品であった、といったケースでは「ご査証」を使い「良く調べて改めてご確認ください」といった趣旨の文章を構成することが可能です。

「ご査証ください」に対する返信の仕方

先方から「ご査証ください」と文書やメールで伝えられた場合、「確かに確認いたしました」「精査いたします」もしくは具体的な確認作業などを明示した内容の返信をするべきです。

「当社にて確認の上、記載内容を改正して後程送付させていただきます。」のような返信が該当します。「ご査収」の場合「確かに受け取った」という旨が伝われば良いのですが、「ご査証」の場合は動作を伴った内容が必要です。

「ご査証ください」英語でなんという？

通常「visa」になります。「契約書を添付いたします。よろしくご査証ください」は下記になります。

「ご査証ください」を使う際の注意点

「ご査証ください」を使う場合、他の類義語と比較して、いくつか注意しなければならない点があります。

目上の相手には基本的に使わない

「よく調べて、きちんと証明してください」という強い意味なので、自分より立場が上の人に対して使用することは常識的ではありません。一見、ていねいに見える言葉ですが、気軽に使わない方がよいでしょう。

「ご査収」を使う

先方に提出した書類などについて、「よく見て収めてほしい」という場合は「ご査収」を使った方がよいでしょう。「ご査証」は相手の責任が伴いますので気を着けましょう。

まとめ

「ご査収」と混同されやすい「ご査証」という言葉はここまで書いてきましたように、いくつかの注意が必要です。

一方で「ご査証」を使うと、重要文書等の送付時など十分な確認をして受領の返事が欲しいときだけでなく、相手に対して事実の再確認とその報告を促すこともできます。

「ご査証ください」という言葉は、問題なく慎重に仕事を進めることが求められる状況では大変重宝な言葉です。この小文が読んでくださった方のお役に立てたなら幸いです。