文章上のやり取りは、ビジネスシーンにおいて切っても切り離せない仕事のひとつです。その中でも、相手に内容をよく確認してもらう際などに使用されている「ご査収ください」という言葉に注目してみました。この記事では、「ご査収」について、一般的な使い方から立場別の使い方、類義語や英語での伝え方や受け答え方法を紹介しています。
「ご査収」の意味と読み方は？
まず、今回紹介する「ご査収」の読み方ですが、そのまま「ごさしゅう」と読みます。一般的にはビジネスでのやり取り以外では馴染みのない言葉のため、見慣れない漢字や聞きなれない言葉に戸惑った方も多いのではないでしょうか。ですが、ビジネス上ではよく使われる言葉なので覚えておくと便利です。
意味としては、「査」がよく調べること（例：検査・査定 等）、「収」がおさめること（収集・収益 等）なので、相手に資料などを渡しした際に「よく確認して、お受け取りください」と伝える言葉です。文書などで「確認お願いします。」と一言添えるよりも「ご査収ください」と記載した方が、同じ意味ではありますが、より丁寧な印象を相手に与える事が出来ます。
「ご査収」のビジネスメールでの使い方は？例文紹介
「ご査収」という言葉を使う場面として挙げられるのは、「書類や添付データなど、情報をよく確認してもらいたい時」になります。そのため、使われる場面は大切な書類を確認してもらうときなど、使い方が限定されます。よって、相手方が確認する必要のない書類やダイレクトメールなどを「ご査収ください」というのは間違った使い方だと言う事が分かるかと思います。ここからは、「ご査収」を使用する際の例文を紹介します。
例文1：「ご査収ください」
- 依頼いただきました請求書をお送りしましたので、ご査収ください
- 封入された書類をご査収ください
- 本日の会議の資料をメールにて添付致しますのでご査収ください
例文2：ご査収の上～
- ご依頼の見積書を添付いたしましたので、「ご査収の上、ご連絡ください。」
- 請求書をお送りいたしますので、「ご査収の上、お支払いいただくようよろしくお願い致します。」
- お問い合わせいただきました○○の商品につきまして、資料とそのサンプルを同封致しましたのでご査収の上、ご検討ください。
例文3：ご査収の程よろしくお願い致します
- 会議の企画書をお送りいたしますので、「ご査収の程よろしくお願い致します。」
- ご依頼いただきました○○の件につきまして資料を同封致しましたのでご査収の程よろしくお願い致します。
例文4：ご査収お願い申し上げます
- 上記の件につきまして、「ご査収お願い申し上げます。」
- ご要望にありました書類一式を取り揃えましたのでご査収お願い申し上げます。
「ご査収ください」に対する正しい返事の書き方は？例文紹介
返事の書き方
相手方より「ご査収ください」と言われた際、相手によっては簡単に受け答えてしまうことで失礼に当たる可能性も考えられます。「ご査収ください」と言われる機会はそう多くはないかもしれませんが、正しい受け答えを知らなければどう返答すれば良いのか困ってしまうかもしれません。
例文を一部紹介しておりますので、いざというときに対応に困らないようにぜひ参考にしてください。
確かにいただきました
- 依頼をしておりました資料は「確かにいただきました。」
- 入社時に必要な書類一式を確かにいただきました。
受領いたしました。
- 報告書、「受領いたしました。」
- 先日お話にあった社内の機密書類、受領いたしました。
拝見いたしました。
- 企画書、「拝見いたしました。」
- 入社書類に不備がないか拝見いたしました。
「よろしくご査収ください」は目上の人に使える？
目上の方や社外の方には、「ご査収の程よろしくお願い致します。」と伝えるのが適していると言えます。「ご査収ください」のみの場合、ビジネス的な言い回しのため問題はありませんが、丁寧な言葉遣いとは言えないため、先方に悪い印象を与えてしまう可能性があります。
「ご査収」の前に「よろしく」をつけることにより、「ご査収」を丁寧にしているので、身近な上司や先輩などに使う分には問題が無いと言えます。ただし、取引先などに使う場合は「ご査収の程よろしくお願い致します。」とした方がより丁寧な印象になりますので、使う相手を選んで発言するのが良いでしょう。
伝える相手によって言い回しを変えるのはビジネスマナーの基本となりますので、相手と自分の関係性を考えた上での言葉遣いをするように心がけることで、よりスムーズで円滑なコミュニケーションが図れるのではないでしょうか。
「ご査収ください」は上司に使える？
社内の方に書類の内容などの確認を依頼をする場合、基本的には「ご査収ください」で特に問題はありません。しかし、社内の相手であっても言葉遣いに厳しい方や立場によっては言い方を変えなければならないことも事実です。
「ご査収」という言葉は「査収」に尊敬語「ご」をつけて尊敬表現にしたものであり、「ください」は「しろ」の丁寧語です。「しろ」というのは「命令」になるため、例え丁寧語の「ください」にしたとしても命令されたと感じる上司も中には居るかもしれません。基本的には「ご査収ください」で良いのですが、言葉尻を気にするような上司も一定数いますので、人によって使い分ける必要があります。
「ご査収の程、お願い申し上げます」とした方が命令表現を避けたうえで、お願いをしていますのでより尊敬の度合いが高い表現となるでしょう。ただ、かなり堅苦しい表現になってしまうので、繰り返しにはなりますが「ご査収ください」で基本的には十分です。
「ご査収」の類義語（言い換え）は？
ご確認ください
一番使用される場面が多い言い回しであり、とても使いやすい言葉です。意味は「ご査収ください」とあまり変わりなく、簡単な業務連絡の際にもよく使われます。「ご確認ください」という言葉は「ご」+「確認」で成り立つ丁寧語であり、「ください」は「しろ」の丁寧語です。ご確認の意味は「よく確かめてください」「認めてください」ということを指します。
ご査収との使い分けのポイントとしては「何か収めるものがあるかどうか」の違いです。書類や資料等といった相手に確認したうえで収めてほしい場合に「ご査収ください」と使いますし「ご確認ください」と使っても問題ありません。
しかし添付資料も何も無いメールでは「内容をよくご確認ください」と記載するのは正解ですが「内容をよくご査収ください」とは使うのは間違いです。調べて収めるもの（査収の対象）が無いからです。このようなことから「ご査収ください」より「ご確認ください」の方が気楽に使える表現といえるでしょう。
ご高覧ください
「ご高覧ください」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？あまり聞き馴染みのない言葉かと思いますが「ご高覧」は漢字のままに「ごこうらん」と読みます。ご高覧の「覧」は「一通り広く目を通す」という意味です。よく「ご覧ください」と聞くことがあると思いますが、この「ご覧ください」よりももっと丁寧にした表現が「ご高覧ください」になります。
「ご覧」に「高」をつけることによって相手を高くかかげて見てもらうという意味になります。「ご高覧」も「ご確認ください」と同様に収めるものが無くても使える言葉であるので、「ご査収ください」という言葉よりも「ご確認ください」に近いニュアンスをもちます。完成した資料に目を通して欲しい際などに使用します。とても丁寧な言い回しのため、主に目上の方に使用することが多い言葉であります。
お受け取りください
「お受け取りください」という言葉は「ご査収」より砕けた敬語表現です。敬語として間違ってはいませんが、ビジネスではあまり使われません。「ご査収」を分かりやすく表現した言葉が「お受け取りください」であると言っても良いでしょう。
もしも「お受け取りください」という言葉を使いたいのであれば末尾に「ませ」をつけ「お受け取りくださいませ」とした方がより丁寧な表現になります。相手に合わせてフランクな表現にすべきかどうかを判断した方が良いでしょう。
「ご査収」の敬語表現とは？
「ご査収」という言葉の構成は、「ご」＋「査収」となっています。通常の熟語である「査収」に、尊敬語の「ご」を足して「ご査収」となります。
メッセージ上のやり取りで使用される「ご査収」ですが、一般的に「御査収」とは言いませんので、丁寧すぎる言い方には注意しましょう。「ご査収」はそのままで敬語表現となりますのでそれ以上の敬語はないと考えて良いでしょう。
「ご査収ください」「ご査収願います」を英語で何と言う？
最後に、世界共通言語である英語でのやり取りの際、相手に書類等を渡したときに使う言葉をいくつか紹介します。簡単な短文で「ご査収」と同様の意味を相手に伝える事が出来ますので参考にしてください。
英語の例文1：Please have a look.
「ご査収ください」の意味です。一番簡単で、英語初心者でも使いやすい文章です。
英語の例文2：Please kindly refer to～
「～を参照してください」の意味です。「kindly」は丁寧なビジネス英語で、「refer to」は参照してくださいという意味のため、英語の中でも丁寧な部類の文章になります。
英語の例文3：Please see the attached file
「添付したファイルをご覧ください」の意味です。「attached」が添えられた等の意味を持っています。
「ご査収」のまとめ
今回は「ご査収」について、主に使い方や様々な類義語、英語表現などを紹介しました。社会人にとっては身近な言葉でありますが、何となく曖昧に使用していた人もいるのではないでしょうか。
言葉でのやりとりだけではなく、ビジネスでは文章で相手とコミュニケーションを図る機会も数多くあります。文章で使う言葉一つとってもその言葉の伝え方や受け答え方で印象は大きく変わりますので今回紹介した内容を少しでも仕事に生かしていただけると幸いです。